Projekti käynnistyy aloituspalaverissa. Siinä projektin osapuolet tutustuvat toisiinsa, joten myönteinen asenne projektia ja vastapuolta kohtaan on tärkeä hyvän ensivaikutelman luomiseksi. Palaverissa käydään läpi lähtöaineisto sekä kiinnitetään huomiota kriittisiin asioihin projektissa. Aikataulusta sovitaan kauppasopimuksen antamissa puitteissa. Sovitaan myös projektin seurantatavoista ja tarkistuspisteistä sekä kirjataan projektin osa-alueiden vastuu- ja yhteyshenkilöt.

Aloituspalaverin tulokset kirjataan kokouksen aikana pidettävään muistioon. Usein sekä toimittaja että toimeksiantaja valitsee keskuudestaan jonkun tekemään muistiinpanoja. Yleensä palaverista tehdään kuitenkin vain yksi virallinen muistio, joka hyväksytetään molemmilla osapuolilla. Opintojaksolla toimittajaryhmä vastaa muistion tallettamisesta Moodleen.

Opintojakson aloituspalaverissa tulee käsitellä vähintään kolme selvennystä lähtöaineistoon, jotka myös kirjataan aloituspalaverin muistioon!

Mikäli projektin kuluessa tai sen päätyttyä joudutaan selvittämään projektin kulkua, tämä kummankin osapuolen hyväksymä virallinen versio on oikeudellisesti pätevä dokumentti sovituista asioista. Muistioiden tulee siis aina olla totuudenmukaisia, kattavia ja tarkkoja, koska niiden perusteella voidaan joutua jopa oikeuteen taistelemaan isoista rahoista.

Aloituspalaverin muistioon kirjataan siis kaikki palaverissa käsitellyt asiat.

Muistio laaditaan yleisten käytäntöjen mukaan, joita on käsitelty esimerkiksi viestinnän tunneilla. Muistiopohjana voi käyttää esimerkiksi Tuija Juntusen Kirjallinen viestintä -sivuston Muistio-sivulta löytyvää mallia.