Aloituspalaverin kulku

Projekti käynnistyy tilaajan kokoon kutsumassa aloituspalaverissa. Siinä projektin osapuolet tutustuvat toisiinsa, joten myönteinen asenne projektia ja vastapuolta kohtaan on tärkeä hyvän ensivaikutelman luomiseksi. Palaverissa käydään läpi lähtöaineisto sekä kiinnitetään huomiota kriittisiin asioihin projektissa. Aikataulusta sovitaan kauppasopimuksen antamissa puitteissa. Sovitaan myös projektin seurantatavoista ja tarkistuspisteistä sekä kirjataan projektin osa-alueiden vastuu- ja yhteyshenkilöt.

Aloituspalaverin tulokset kirjataan kokouksen aikana pidettävään muistioon. Usein sekä toimittaja että toimeksiantaja valitsee keskuudestaan jonkun tekemään muistiinpanoja. Yleensä palaverista tehdään kuitenkin vain yksi virallinen muistio, joka hyväksytetään molemmilla osapuolilla. Opintojaksolla toimittajaryhmä vastaa muistion tallettamisesta Moodleen.

Lähtöaineiston käsittely

Opintojakson aloituspalaverissa tulee käsitellä vähintään kolme selvennystä lähtöaineistoon, jotka myös kirjataan aloituspalaverin muistioon!

Lähtöaineistossa on pyritty kuvaamaan sovellukselle asetetut vaatimukset niin, että sovellussuunnittelija pystyy ohjelmoimaan ohjaukset pelkästään sen perusteella. Käytännössä aineistoon jää aina kohtia, jotka on kuvattu moniselitteisesti tai jopa väärin. Aineiston tekijän ja suunnittelijan kokemuspohjat, koulutukset tai muut taustatekijät poikkeavat myös usein toisistaan niin, että kaikki esitetyt asiat eivät ole molemmille yhtä tuttuja. Tätä varten aloituspalaverissa käydään lähtöaineisto läpi tarvittavalla tarkkuudella ja epäselvät kohdat täsmennetään niin, että molemmille osapuolille tulee yhteinen näkemys asioista. Isommissa projekteissa lähtöaineiston käsittely voidaan tehdä osaprosessikohtaisiin pienryhmiin. Tällöin lähtöaineiston tekninen käsittely voidaan tehdä ennen yhteistä aloituspalaveria, jossa sitten käsitellään havaitut puutteet pääpiirteittäin ja viitataan selvennyksistä tehtyihin erillisiin dokumentteihin.

Opintojakson yksi arvioitava osasuoritus on, että aloituspalaverissa käsitellään vähintään kolme toimittajaryhmän aloitteesta tehtyä selvennystä tai täydennystä lähtöaineistoon. Käsittely tuloksineen dokumentoidaan aloituspalaverin muistioon.

Aloituspalaverin muistion oikeudellinen merkitys

Mikäli projektin kuluessa tai sen päätyttyä joudutaan selvittämään projektin kulkua, tämä kummankin osapuolen hyväksymä virallinen versio on oikeudellisesti pätevä dokumentti sovituista asioista. Muistioiden tulee siis aina olla totuudenmukaisia, kattavia ja tarkkoja, koska niiden perusteella voidaan joutua jopa oikeuteen taistelemaan isoista rahoista.

Aloituspalaverin muistioon kirjataan siis kaikki palaverissa käsitellyt asiat.

Muistio laaditaan yleisten käytäntöjen mukaan, joita on käsitelty esimerkiksi viestinnän tunneilla.